「保管」段階での注意事項

最終更新日時:2016年(平成28年)10月8日

 マイナンバーは個人番号関係事務(税や社会保障に関する手続き書類の作成事務等)を処理する上で必要な場合のみ保管し続けることが出来るものになっています。例えば従業員のように雇用関係が継続する場合などは、源泉徴収票の作成事務などを毎年継続的に行う必要があります。そのたびに従業員からマイナンバーを徴収するのは業務上煩雑になってしまうため、いったん収集してしまえばそのまま継続して保管することが可能になっています。本ページではマイナンバーの保管段階について覚えておくべきことをまとめてみました。

マイナンバー法上の取扱い

第十五条 何人も、第十九条各号のいずれかに該当して特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、他人(略)に対し、個人番号の提供を求めてはならない。

第二十条 何人も、前条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報(他人の個人番号を含むものに限る。)を収集し、又は保管してはならない。

 マイナンバー法の15条と20条は合わせて、19条各号(マイナンバーの提供が可能な場合を規定)に適合する場合のみ、提供を求めること(15条)、収集すること(20条)、保管すること(20条)が可能であると規定した条文です。要は必要があれば法や条例の認める範囲で集めて保管しても良いよ、と言うことです。

 保管」と言うのは、マイナンバーが記載・記録された文書や電磁的記録(パソコンのデータなど)を継続して所有し続けることを意味します。そして上記のように継続してマイナンバーが必要な場合のみ、継続して保管することが出来るものになっています。

 一部では通知カードや個人番号カードをコピーしては絶対にいけないという誤った認識をお持ちの方が居るようですが、マイナンバーの収集や保管のためにコピーを取る事は認められています。提供を受ける際の本人確認書類のコピーを受け取った、という記録を残すためにコピー自体を保管する場合などがこれにあたります。レンタルビデオの入会の際などにコピーを取る行為は法や条例で認められていない(19条各号に当てはまらない)ためNGというだけのことです。

 また、この15条と20条に出てくる「他人」という用語も独自の意味になっており、「自己と同一の世帯に属するもの以外の者」という意味です。つまり家族は「他人」ではないため、子供の通知カードや個人番号カードを親が保管しておいてもなんら問題はありません。

正確性の確保(個人情報保護法19条)

 特別法たるマイナンバー法に記載のない規定は一般法たる個人情報保護法が適用になるのですが、個人情報保護法19条に正確性の確保に関する努力規定が盛り込まれています。

 義務ではなく、罰則もないのですが、のちのちのためにもマイナンバーが変更された場合(盗難や紛失などで)には速やかに会社側にも新しいマイナンバーを提供するように事前に周知し、定期的にマイナンバーが変更になっていないか確認をしたほうが良いでしょう。

一部の事務のみ担当する場合

 マイナンバーが記載された書類等を受け取り、源泉徴収票の作成事務を担当する従業員に書類を受け渡す事務を担当する従業員が居た場合は、その従業員自身にはマイナンバーを保管する必要がないので、マイナンバーの確認等の必要な確認作業を終えた後速やかに受け渡しを行い、自分の手元にマイナンバーを残してはいけません(ガイドライン第4-3)

必要がなくなったら廃棄

 マイナンバーは継続的に利用する必要がある場合に限り保管しても構わないものですので、利用する必要が無くなったさいには「出来るだけ速やかに」「復元できない手段で」廃棄・削除することが求められます。廃棄に関しては次ページにて詳細に記述します。