マイナンバー収集段階での注意事項~本人確認措置

最終更新日時:2016年(平成28年)4月3日

収集(取得)段階での注意事項の続きです。

収集段階での注意事項としては以下の3つがあります。
  1. 個人番号関係事務を処理する必要がある時のみ収集可能
  2. 利用目的の特定・明示をすること(例外あり)
  3. 本人確認(番号確認・身元確認)をすること。
このページでは③の本人確認について見ていきます。

本人確認(番号確認・身元確認)の徹底

 マイナンバー法16条では、マイナンバーを本人から提供を受ける場合は必ず本人確認の措置を取らなければならない、と規定しています。本人確認は、提示されたマイナンバーが正しい番号であるかの確認(番号確認)と、マインナンバーを提示している人が正しい持ち主であるかの確認(身元確認)の2つを行わなければいけません。本人確認は大雑把に言うと以下の表のような方法があります。

番号確認 身元確認
①個人番号カードの提示
②通知カードの提示 身分証明書(主務省令で定めるもの)
③マイナンバーの記載された住民票の写し等 身分証明書(主務省令で定めるもの)

■①個人番号カードの提示
 個人番号カードは希望者にのみ交付されるもので、表面に氏名・住所・生年月日・性別の基本4情報と顔写真が記載され、裏面にマイナンバーが記載されているプラスチック製のカードです。こちらの表面は公的な身分証明書として利用が可能で、裏面は番号確認に利用が可能なため、一枚で本人確認が完了できます。

■②通知カード+身分証明書
 通知カードは表面に基本4情報とマイナンバーが記載されており、番号確認に利用が出来るのですが、身分証明書としては利用が出来ないため他に身分証明書の提示が必要になります。

■③マイナンバーの記載された住民票の写し等+身分証明書
 2016年1月以降、住民票の写しを発行する際にマイナンバーの記載の有無を聞かれることになるのですが、記載有りで発行すると通知カードと同じように番号確認に利用することが出来る住民票の写しが入手出来ます。通知カード同様身分証明書とセットで本人確認を行います。

③の住民票の写し等+身分証明書、というのは正確にはマイナンバー法16条で「これらに代わるべきその者が本人であることを確認するための措置として政令で定める措置」と定められており、本人確認の方法は政令(番号法施行令)で細かく指定されています。詳しくはこちらのページを参照してください。

※一部で通知カード・個人番号カードはコピーを取ってはいけないと言う誤った認識の人がいますが、業務上必要であればコピーを取ることは可能です(個人情報保護委員会Q&A6-2

本人確認措置は誰からマイナンバーの提供を受けるかで変わってくる

 マイナンバーの提供は必ずしも本人から直接提供を受けるものとは限りません。マイナンバー法16条の本人確認措置はあくまでも「本人」からマイナンバーの提供を受ける際に課せられた義務になります。それ以外、例えば従業員の扶養親族などの場合は若干対応が変わってきます。その場合、源泉徴収票や社会保険関係等のマイナンバーを記載する書類の、提出義務者が誰なのかによって変わってきます。

 源泉徴収票の提出義務者は事業所です。そのため、事業所が個人番号関係事務実務者となり従業員からマイナンバーの提供を受けます。

 これに対して、扶養控除等(異動)申告書の提出義務者は法令により従業員とされています(所得税法194条)。この場合は従業員が個人番号関係事務実務者として扶養親族からマイナンバーの提供を受けて、事業所に書類の提出を行うことになります。ちなみに、扶養親族の本人確認も上記と同様に番号確認と身元確認が必要ですが、身元確認に関しては対面で確認するだけで十分と解されています。

国民年金の第3号被保険者の場合

 国民年金の第3号被保険者(従業員の配偶者等。詳しくはこちら)の場合が少し曲者で、こちらの国民年金第3号被保険者該当届に関しては配偶者が提出義務者になります。そのため、事業所が個人番号関係事務実務者になり、従業員の配偶者がマイナンバーの提供者になってしまうため事業所が従業員の配偶者の本人確認を行わなければならなくなってしまいます。ただ、実務上は配偶者の本人確認を事業所が行うのは困難であることが予想されるため、実際には従業員が配偶者の代理人となってマイナンバーの提供を行うことになるケースが多いと思います。

代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認の措置は
 ・代理権の確認 + 代理人の身元確認 + 本人の番号確認
の3つで行います。事業所は本人(この場合配偶者)の身元確認をやる必要はありません。

 代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認措置に関しても細かく法令で定められており詳細はこちらを参照してください。