Q&A(企業向け 2/13)

最終更新日時:2017年(平成29年)9月14日

Q 従業員のマイナンバーを収集する場合、何からすれば良いですか?

A まずは利用目的の特定を行い、従業員にアナウンスするところから始まります。従業員からマイナンバーを収集する場合、まず何のためにマイナンバーを集めるのかを周知する「利用目的の明示」が必要になります。マイナンバーは利用目的の範囲外で利用することができないため、厚生年金に関する手続きや、源泉徴収票の作成業務などマイナンバーが関わる全ての業務の洗い出しを行い、利用目的の特定を行うことから始めましょう。

Q 従業員や金融機関の顧客などからマイナンバーを取得する際は、どのような手続きが必要ですか?

A 何々のために利用しますよ、という“利用目的の明示”となりすまし防止のための本人確認(番号確認+身元確認)の3点が必要です。

Q 従業員などのマイナンバーを取得する際は、利用目的を明示しなければならないのですか?マイナンバー法(番号法)のどこに規定されていますか?

A マイナンバー法には規定されていません。特別法たるマイナンバー法に規程がない場合は、一般法の個人情報保護法の方に法的根拠を求めるわけですが、同法18条に利用目的の明示に関する規定があります。

Q 従業員へのマイナンバーの利用目的の明示方法はどのように行えば良いですか?

A 従来、業務上行っている従業員への通知方法で問題ありません。一般的には社内LANによる通知や、書面での提示、就業規則への追加などが考えられます。要は対象者に確実に伝われば良いのです。

Q 適切ではない利用目的の明示方法ありますか?

A 利用目的の明示は、対象者にたいして確実に伝達されることが期待されるため、本人が気付けないおそれがある明示方法は不適切な明示方法になります。ガイドラインでは以下のような手法を、本人に明示しているとは言えないものとして例示しています。
・本人と判別出来ない状態で、電話で通知する場合
・住所が不明瞭な状態で、郵送で通知し、送付の確認対応も行わない場合
・Eメールを普段利用しない従業員に対してEメールで通知する場合
メール、郵送、社内の掲示板等、複数の方法で通知することで従業員に確実に伝達することが肝要です。