Q&A(企業向け 5/13)

最終更新日時:2017年(平成29年)9月14日

Q 源泉徴収票の作成事務のように、毎年発生する事務に関してはその都度マイナンバーの提供を受けなければならないのでしょうか?

A 必要ありません。源泉徴収票の作成事務は、従業員から“提供”されたマイナンバーを会社側が“利用”して行う事務のため、既に特定した利用目的の範囲内であれば再度マイナンバーの提供を受ける必要はありません。

Q 従業員の家族のマイナンバーが必要になるケースはありますか?

A 扶養家族がいる場合は、社会保険や税務関係の書類に家族のマイナンバーを記入する必要が出てきます。企業には従業員の代わりに社会保険関係の申請手続きや、源泉徴収などを行う義務がありますので、必要に応じて従業員の扶養家族のマイナンバーが必要になってきます。この場合は、従業員が企業の委託を受けた「個人番号関係事務実務者」として家族への本人確認を行いマイナンバーを収集し、必要書類に記入して企業に提出してもらう形になります。

Q 従業員の家族が直接企業にマイナンバーを提供する必要があるケースはありますか?

A 従業員の配偶者が国民年金の第3号被保険者の場合は、従業員の配偶者から直接マイナンバーを取得する義務が発生してしまいます。そのため従業員の配偶者に直接事業所まで出向いてもらい本人確認を行うか、あるいは本人確認書類を郵送してもらう、もしくは従業員に代理人として取得してもらうといった方法が必要になってきます。詳しくはこちら

Q マイナンバーの提供を拒否された場合はどのように対処すれば良いですか?

A 企業には税務関係や社会保険関係の書類に、従業員のマイナンバーを記載して行政機関や税務署に提出する義務があります。しかし、従業員の側には企業にマイナンバーを提供しなければならない法的な根拠はありません。そのためマイナンバーの提供を従業員に強硬に拒絶されてしまうといったケースも起こりうる話です。この場合は、従業員にマイナンバーの提供に関する必要性や重要性について説明し、再度提供を促しましょう。その上でなお拒絶された場合はその旨を記録し、企業側の義務違反ではないことを明確にしておきましょう。なお、書類の提出先機関等もマイナンバーの記載がないからと言って、それだけで書類の受け取りを拒否することはありません。また、従業員のマイナンバーを収集することが出来なかったことに関する罰則も無いため、その点はご安心ください。