Q&A(企業向け 11/13)

最終更新日時:2017年(平成29年)9月16日

Q 従業員のマイナンバーが変更された場合はどのように対処すれば良いですか?

A 基本的にはマイナンバーは一度付番されれば一生変更されることは無いのですが、情報漏えい等で他人に悪用される恐れがある場合はマイナンバーが変更されることもあります。その場合、自動的に会社側にお知らせが来るということは無いので、予め従業員に変更があったらその旨をすぐに申し出るよう周知徹底しておきましょう。

Q 支店等が広域にわたって分散して点在しているのですがどうすれば良いですか?

A 取扱い担当者・責任者がはっきりとしていて、必要に応じて確認が取れる体制であれば特に問題ありません。

Q 民間事業者も特定個人情報保護評価を行う必要がありますか?

A 義務はありません。特定個人情報保護評価を行う義務が課せられているのは行政機関や、情報提供ネットワークシステムに接続して情報連携を行う事業者(健康保険組合等)などです。

Q 従業員のマイナンバーを廃棄するタイミングはいつでしょうか?

A マイナンバー法ではマイナンバーを利用する必要がなくなった場合速やかに廃棄することと規定しています。そのため、法定保存期間を過ぎたら速やかに廃棄してください。

Q マイナンバーの廃棄が必要となってから、廃棄作業を行うまでの期間は、どの程度許容されますか?

A マイナンバー法では必要がなくなったマイナンバーは“速やかに廃棄”となっていますが、ガイドラインでは、年度末に一括で廃棄する等、事務の効率を考慮して行えるよう、事業者側にある程度の裁量が認められています。

Q 従業員が死亡した場合はマイナンバーはどのようになりますか?

A 個人情報保護法の場合は死者の個人情報は保護の対象にはなっていませんでしたが、マイナンバー法では死者のマイナンバーも保護対象としているため、書類等の法定保存期間が過ぎるまではそれまで通り管理する必要があります。

Q 廃棄段階での注意点はありますか?

A 復元不可能な状態で廃棄することと、確かに廃棄されたかの確認が必要です。マイナンバー法では収集したマイナンバーは必要がなくなったら廃棄するよう定めています。その廃棄手段も復元不可能な状態にすることが求められており、具体的にはチップ状まで細かく細断できるシュレッダーを用いたり、大手運送業者等が手掛けているような溶解処理を施すことが求められています。デジタルデータの場合は、データを確実に削除し、HDD自体を物理的に破壊するなどの処理が必要となります。